La condizione sospensiva che hai riportato ti tutela come acquirente: il contratto sarà efficace solo se ottieni il mutuo entro il 30 ottobre 2025.
Se vuole rescindere dalla proposta, prepari una comunicazione formale in cui dichiara che non ha ricevuto la documentazione propedeutica per la richiesta del mutuo, e che pertanto non può procedere con la domanda di finanziamento sotto forma di Mutuo Ipotecario per far fronte al pagamento dell'immobile oggetto del contratto.
Pertanto specifichi dhe intende esercitare la clausola sospensiva e quindi non proseguire con l’acquisto.
Invi la comunicazione entro il 30 ottobre 2025, utilizzando la PEC, o raccomandata A/R, come previsto nella proposta.
Può inviarla direttamente al venditore o tramite l’agenzia, purché arrivi in tempo. Conservi prova dell’invio e della ricezione, se usi la PEC, salvi la ricevuta di consegna, se raccomandata, conservi la ricevuta e verifica l’avvenuta consegna.

La lettera o pec da inviare grosso modo deve essere formulata inn questo modo, il mio consiglio comunque è di affidarsi ad un legale il quale sicuramente, se le cose che ha riportato corrispondono ai fatti, converrà con quanto ho scritto in precedenza.

Oggetto: Comunicazione di esercizio della condizione sospensiva Impossibilità di accesso al finanziamento.

Il sottoscritto [Nome Cognome], in qualità di proponente della proposta di acquisto sottoscritta in data [data proposta], relativa all’immobile sito in [indirizzo completo e dati catastali], comunica formalmente l’impossibilità di accedere al finanziamento necessario per la conclusione dell’acquisto.
Tale impossibilità è dovuta alla mancata consegna della documentazione necessaria da parte dell’Agenzia Immobiliare, che ha impedito l’avvio della pratica di mutuo.
Pertanto, ai sensi della condizione sospensiva espressamente prevista nella proposta, dichiaro di non poter procedere con l’acquisto dell’immobile e richiedo la restituzione integrale delle somme versate a titolo di caparra/acconto, da effettuarsi entro e non oltre il giorno [data limite].
La presente comunicazione comporta la decadenza di ogni efficacia della proposta di acquisto, che si intende risolta di diritto.
La presente vale come comunicazione formale da trasmettere al Venditore entro il termine perentorio del 30 ottobre 2025, come previsto contrattualmente.
[Luogo], lì [data]
Distinti saluti, [Firma]
 
La condizione sospensiva che hai riportato ti tutela come acquirente: il contratto sarà efficace solo se ottieni il mutuo entro il 30 ottobre 2025.
Se vuole rescindere dalla proposta, prepari una comunicazione formale ...

Invi la comunicazione entro il 30 ottobre 2025, utilizzando la PEC, o raccomandata A/R, come previsto nella proposta.
Ovviamente tutto questo funziona se non ti danno la documentazione in tempo per ottenere il mutuo.
Se la documentazione invece te la danno, dovresti richiedere il mutuo (se non lo facessi, saresti in mala fede e quindi teoricamente attaccabile). E se ti danno il mutuo, il contratto diventa efficace e ti tieni la casa per cui hai firmato. Oppure perdi la caparra.

Il fatto che l'agenzia sia stata scorretta (a me sembra un po' pasticciona, sicuramente in ritardo coi documenti, ma non direi scorretta), che tu la casa non la voglia più o che abbia cambiato idea, non cambia i tuoi doveri per quanto hai firmato.
 
Secondo me in questa situazione lui può semplicemente comunicare che non ha ottenuto il mutuo.

E, ti dirò, semplificherei anche rispetto a quanto ha suggerito ChatGPT @colvi , non l'ho ottenuto, fine.
Meglio in questa situazione non tirare in ballo agenzia, documenti e quant'altro. Si sganciasse pulito e amen.
 

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