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  1. Procicchiani

    Procicchiani Membro Attivo

    Amministratore di Condominio
    Vediamo il giro della carta in ufficio, passo a passo

    premesse:
    1) io sono per la contabilità "quasi per compentenza" (per la definizione, vedere discussione su cosa deve e può dire la contabilità di fine anno al ns. cliente
    2) mi servo di un multibanking, ho un programma unico per accedere ed operare ai diversi c/c dei diversi condomini in diverse banche


    ENTRATE
    io ho fatto la scelta di non ricevere più contabili
    ogni 2/3 settimane, registro i versamenti di tutti i condomini
    entriamo nel remote banking, importiamo il file dei versamenti incassati tramite Mav
    purtroppo non tutti versano con Mav, quindi, chiedo al remotebanking la stampa di tutte le entrate esclusi mav, che ci sono stati nei miei condomini dall'ultima volta che abbiamo fatto le registrazioni, me le dà in ordine di data (lo stesso che troverò nel e/c) e condominio per condominio, ma tutte con un unica richiesta, non devo entrare in ogni c/c e fare una stampa per ogni c/c
    Vorremmo organizzarci per avere la situazione aggiornata sempre ad inizio mese per poi procedere a solleciti mensili (di cui il 1° gratuito per non essere accusati di fare i solleciti mensili per lucro!)

    SPESE
    1) arrivano fatture tutti i giorni, intorno a mezzogiorno
    generalmente vengono registrate il giorno dopo, per avere la posizione a debito del condominio vs il fornitore
    poi il cartaceo di quello che è da pagare, viene ordinato in ordine di condominio
    2) verso fine mese, un giorno al mese,
    a)facciamo la stampa dei saldi dei c/c, cerchiamo di "ricordaci/indovinare" se deve arrivare una bolletta gas, luce, assicurazione ... e tentiamo di individuare quanto possiamo pagare ai fornitore senza rischiare di andare in rosso con spese in addebito nel c/c o non rimandabili come l'assicurazione
    b)quindi condominio per condominio, lo stesso giorno, dello stesso mese, registriamo il pagamento nel programma di contabilità, che così chiude il debito, di quanto vogliamo pagare
    c) fatta questa operazione per tutti i condomini con c/c in diverse banche, chiediamo al programma di contabilità di elaborare la <<distinta bonifici di studio>>; entriamo sul remotebanking, importo il file in formato CBI della <distinta bonifici> e spedisco (1 minuto)
    3) qualche giorno dopo, con la distinta bonifici in mano, si verica che sono andati a buon fine (ci può sempre essere qualche problema 5 minuti)
    elaboriamo gli F24 per le ritenute d'acconto di tutti i c/c di tutti i condomini per le diverse banche
    entriamo sul remotebanking importiamo il file e paghiamo
    4) il 14 del mese, verifichiamo che gli F24 siano andati a buon fine (in caso contrario siamo in tempo per rimediare) e li stampiamo
    5) la stampa dell'F24 con le relative fatture corrispondenti (un F24 con tutte le fatture di quel mese per quel condominio) viene scannarizzato e salvato in una cartella Pratiche fiscali (mi servirà per le verifiche finali del 770, l'anno fiscale segue l'anno solare, la gestione condominiale no, quindi spesso una parte di documentazione è nell'archivio gestione precedente, avendo scannarizzato tutto, non devo più toccare gli archivi)

    Quindi ricapitolando
    - ai primi del mese registrazione versamenti e solleciti (non ci riusciamo ancora, ma lo faremo presto)
    - poco prima del 16 verifica e archiviazione F24 del mese precedente
    - nella 2° metà del mese, pagamenti
     
    A calliengio piace questo elemento.
  2. StefanoBO

    StefanoBO Nuovo Iscritto

    Privato Cittadino
    Ottimo, la mia organizzazione è praticamente identica.
    Io ricevo solo le contabili dei bonifici e procedo anch'io alla registrazione giornaliera delle spese.
    Grande utilizzo del remote banking, grande utilizzo della posta elettronica (che riduce clamorosamente i tempi rispetto alle telefonate).
    La contabilità aggiornata la metto on-line ed è incredibile che molti condòmini, dopo qualche diffidenza, hanno cominciato a verificare alcune cose da soli senza telefonare in ufficio (qual'è l'iban ? come sono messo con i versamenti ? mi manda l'ultimo verbale ed anche quello precedente ? e così via).
    Buon lavoro a tutti.

    Stefano B.
     

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